PRIVACYSTATEMENT
Vijf en jouw privacy
PRIVACYSTATEMENT
Wij gaan zorgvuldig met jouw gegevens om
Het is onze verantwoordelijkheid om jouw privacy te respecteren en te beschermen. Deze verantwoordelijkheid nemen we serieus. In deze privacyverklaring vertellen we je hoe wij omgaan met deze verantwoordelijkheid.
1. Wie is Vijf en wat doen we?
Vijf is een zorg- en welzijnsorganisatie in Roermond. Dit betekent dat wij mensen in de regio Roermond helpen met passende zorg en/of ondersteuning. Dit doen wij samen met de vier oprichters PSW, Wel.kom, De Zorggroep en VIGO-Vincent van Gogh. Als jij geholpen wordt door Vijf dan zullen wij daarvoor samen met de oprichters ook persoonsgegevens van jou verwerken. Wanneer je specialistische zorg nodig hebt dan schakelen wij soms ook andere zorgpartners in. Dit gebeurt altijd in overleg met jou. Vijf blijft ook in dat geval verantwoordelijk voor de bescherming van jouw persoonsgegevens.
Heb je vragen over de omgang met jouw gegevens of wil je gebruik maken van jouw privacy-rechten? Neem dan contact op met ons via het contactformulier.
2. Welke Persoonsgegevens Verwerkt Vijf?
Een persoonsgegeven is een stuk informatie dat iets over jou zegt. Als jij geholpen wordt door Vijf kunnen wij persoonsgegevens van jou verwerken. Verwerken betekent alles wat we met jouw gegevens kunnen doen. Dit is onder andere bekijken, opslaan en delen, maar bijvoorbeeld ook vernietigen. De volgende persoonsgegevens kunnen wij verwerken:
- Naam, adres, postcode, woonplaats;
- BSN-nummer en/of een ander registratienummer;
- Geboortedatum en -plaats;
- Geslacht;
- Contactgegevens;
- Burgerlijke staat;
- Verzekeringsgegevens: ziekenfonds en -nummer of particuliere ziektekostenverzekeraar en polisnummer;
- Gezondheidsgegevens en gegevens uit overige hulpverlening waaronder artsen;
- Gegevens over indicatie, PGB vanuit de WMO;
- Informatie over gezinssituatie zoals dat van (pleeg)ouders, samenstelling gezin, (gezins)voogd, bewindvoerder, curator, wettelijk vertegenwoordiger en/of contactpersoon binnen het gezin;
- Toestemming waarmee Vijf een geschikte zorgaanbieder voor jouw hulpvraag kan vinden als dit buiten ons bestaande aanbod valt. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken en wij zullen duidelijk uitleggen wat de toestemming inhoudt.
Het betreft (mogelijk) ook financiële en administratieve gegevens, zoals:
- Administratieve gegevens over de betaling van de eigen bijdrage (CAK);
- Bank- en/of girorekeningnummer;
- Uren verleende zorg.
De persoonsgegevens die wij verwerken krijgen wij hoofdzakelijk van jou zelf en/of van jouw wettelijke vertegenwoordiger(s).
3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Het verwerken van jouw gegevens doen wij (alleen) met de volgende doelen:
- Het goed uit kunnen voeren van de zorg-, hulp- en dienstverlening die Vijf jou biedt;
- Om te zorgen dat we de kwaliteit van onze dienstverlening constant kunnen controleren en verbeteren;
- Om te zorgen dat de hulp die wij jou bieden betaald wordt en om te zorgen dat dit verantwoord wordt aan de zorgverzekeraar;
- Evaluatie en onderzoek van dienstverlening van Vijf in samenwerking met de opdrachtgever (KPI-rapportages bevatten géén persoonsgegevens).
4. Hoe gaan wij om met de beveiliging van gegevens?
Werkwijze persoonsregistratie
Wanneer je een hulpvraag hebt, kun je ons bellen, mailen, appen, bij ons binnenlopen of op een andere manier contact zoeken met ons gebiedsteam. Om je te kunnen helpen moeten wij dan jouw gegevens opslaan in een Elektronisch Clientdossiersysteem (ECD). Het gebiedsteam kan jouw gegevens vervolgens gebruiken om je door te verwijzen naar de juiste ondersteuner of hulpverlener. Er kan ook een leefcoach in beeld komen die een ondersteuningsplan mee opstelt en uitvoert. Ons ECD-systeem waarin wij jouw persoonsgegevens opslaan is grotendeels geautomatiseerd en deels handmatig door bijvoorbeeld telefoonaantekeningen. De ondersteuners, hulpverleners en leefcoaches werken samen in dit systeem aan jouw dossier dat gebruikt wordt om jou goed te kunnen ondersteunen. We gebruiken jouw persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor het verlenen van de gevraagde ondersteuning.
Beveiliging van uw persoonsgegevens:
Om jouw gegevens goed en veilig te verwerken hebben wij de volgende maatregelen getroffen:
- Alle medewerkers en vrijwilligers die voor Vijf werkzaamheden verrichten hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend;
- Per soort zorg is een autorisatie toegepast naar functiegroepen;
- Toegang tot cliëntenadministratie is extra beveiligd door tweefactor-authenticatie naar het Vijf-account en vervolgens single sign on via het intranet;
- Firewall geïnstalleerd tegen inbraak in onze computers;
- Onze computers zijn beveiligd met wachtwoorden en daarna nog een extra authenticatie;
- Papieren versies met cliëntgegevens worden achter slot en grendel bewaard;
- Vernietiging van papier met persoonsgegevens zullen door een professionele versnipperaar of door een archiefvernietigingsbedrijf vernietigd worden.
5. Grondslagen verwerking
Vijf verwerkt persoonsgegevens volgens de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken hebben wij een wettelijke grondslag nodig. De wettelijke grondslagen waar wij ons op baseren zijn het uitvoeren van een overeenkomst, het uitvoeren van taken van algemeen belang, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en in uitzonderlijke gevallen ook het beschermen van jouw vitale belangen. Neem voor meer informatie over de wettelijke grondslagen contact met ons op via het contactformulier.
6. Delen van uw persoonsgegevens
Vijf werkt samen met een aantal partijen om jou de nodige zorg-, hulp- en dienstverlening aan te kunnen bieden. Met deze partijen kunnen we jouw gegevens dus delen. Wij delen jouw persoonsgegevens alleen als dit nodig is voor onze taken. Wij maken afspraken met deze partijen zodat ook zij jouw persoonsgegevens goed beschermen.
Aan de volgende partijen kunnen wij jouw persoonsgegevens verstrekken:
CATEGORIE | SOORT GEGEVENS, IN WELKE SITUATIE |
PSW, Wel.kom, VIGO-Vincent van Gogh en De Zorggroep | Per zorgvraag wordt gekeken in hoeverre deze vier organisaties de zorgvraag kunnen beantwoorden |
Gemeente Roermond | Wanneer er maatwerkondersteuning benodigd is, delen we persoonsgegevens met de Gemeente Roermond om deze ondersteuning in gang te kunnen zetten |
Artsen en/of andere hulpverlenende instanties/zorgaanbieders | Voor specialistische zorg kan het cliëntdossier worden verwerkt, dit doen we altijd in overleg met jou |
Stichting Centraal Administratie Kantoor (CAK) | Aantal uren zorg, aanvang zorg voor vaststellen eigen bijdrage |
7. Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Medewerkers, vrijwilligers en aanverwante zorgverleners van Vijf kunnen toegang hebben tot jouw gegevens via ons Elektronisch Clientdossiersysteem (ECD). Dit zal alleen gebeuren voor zover ze bevoegd zijn vanuit hun functie om jouw gegevens in te zien om jou de nodige zorg-, hulp- en dienstverlening te kunnen bieden. Elke zorgverlener en vrijwilliger tekent bij indiensttreding een geheimhoudingsverklaring bij de moederorganisatie. Daarnaast worden onze medewerkers tijdens een inwerkprogramma bewust gemaakt van het belang van privacy en informatiebeveiliging.
Gebruikers Van Jouw Persoonsgegevens (Als Dat Nodig Is):
- Cliëntenadministratie;
- Gebiedsteams;
- Leefcoach;
- Ondersteunende diensten van Vijf, zoals business control, kwaliteit, etc.;
- De (sub)verwerkers (o.a. CARE4);
- Zorgaanbieders, vrijwilligers, contactpersonen van de vier organisaties van Vijf of andere ingehuurde krachten die betrokken zijn bij de dienst-, zorg- en hulpverlening aan de cliënten;
- Directie;
- Derden hebben alleen toegang indien dit door wet- en regelgeving vereist wordt.
8. Rechten betrokkenen
De AVG-wet geeft jou als client (of betrokkene) van Vijf een aantal specifieke privacy-rechten. Met deze rechten kun je ons bijvoorbeeld vragen om jouw gegevens in te zien of aan te laten passen. De volgende rechten staan in de AVG beschreven:
HET RECHT | WAT BETEKENT DIT VOOR JOU? |
Recht van inzage (artikel 15 AVG) | Recht op inzage houdt voornamelijk in dat je als patiënt inzage heb in je eigen medische gegevens, dus dat je je medische dossier op moet kunnen vragen. |
Recht op rectificatie (artikel 16 AVG) | Als wij persoonsgegevens van jou verwerken die onvolledig of onjuist zijn, dan heb je het recht om dit aan te laten passen. Dit geldt niet voor zienswijzen van professionals. Als je het oneens bent met de beoordeling van een zorg- of hulpverlener mag je jouw zienswijze toe laten voegen aan het dossier. |
Recht op vergetelheid/verwijdering (artikel 17 AVG) | Onder bepaalde voorwaarden heb je het recht om jouw persoonsgegevens te laten wissen uit onze systemen. Uitzondering hierop kan bijvoorbeeld zijn als Vijf persoonsgegevens moet verwerken om een wettelijke verplichting na te komen zoals fiscale verantwoording. |
Recht op beperking van verwerking (artikel 18 AVG) | Je hebt het recht om aan het gebruik van jouw persoonsgegevens beperkingen te stellen als er aan bepaalde criteria wordt voldaan. |
Recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid gegevens) (artikel 20 AVG) | Onder bepaalde voorwaarden heb je het recht een kopie te krijgen van de gegevens die je aan ons hebt verstrekt en die wij op geautomatiseerde wijze verwerken. Hiermee kun je bijvoorbeeld je dossier aan een andere zorginstantie doorgeven. |
Recht van bezwaar tegen verwerking (artikel 21 AVG)
| Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. |
Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming (artikel 22 AVG) | Dit houdt in dat je het recht hebt dat beslissingen die over jou genomen worden, niet alleen door geautomatiseerde processen worden genomen. Een voorbeeld is profilering aan de hand van economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen. Vijf gebruikt geen geautomatiseerde besluitvorming. |
9. Hoe Lang Bewaart Vijf Mijn Persoonsgegevens?
Vijf bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk voorgeschreven. De WMO schrijft een wettelijke bewaartermijn voor van 15 jaar. We hanteren de wet AVG, waarin staat beschreven dat gegevens niet langer dan noodzakelijk bewaard hoeven te blijven. Vijf hanteert dus de termijn van 15 jaar.
8. Tot slot
Je bent niet verplicht om jouw gegevens te delen met Vijf tenzij we jou zorg-, hulp- en/of dienstverlening bieden. Om praktische en juridische redenen kunnen wij onze diensten niet zonder het gebruik van jouw persoonsgegevens aanbieden.
Als je het niet eens bent met de verwerking van jouw persoonsgegevens door Vijf, dan kun je hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mocht je vragen hebben over de AVG of de omgang met jouw persoonsgegevens, dan kun je ook contact opnemen met de afdeling Kwaliteit van Vijf via kwaliteitenveiligheid@